Estratégias para o combate de fraudes no controle de pagamentos das organizações

De acordo com a Pesquisa de Fraude e Controle de Pagamentos de 2018 da Association for Financial Professionals (AFP), 78% de todas as organizações pesquisadas foram atingidas por fraude de pagamentos em 2017. Entre as vítimas de fraude, 92% disseram que os ataques coletivamente custam pelo menos 0,5% da receita anual da organização.  E, muitos destes riscos podem ser evitados com o uso de estratégias eficientes na área de contas a pagar de uma organização.

Por não gerar receita e parecer um processo teoricamente simplificado, a atividade de contas a pagar não é vista como deveria por outros departamentos apesar de ser essencial para o sucesso de uma estratégia de controladoria. Porque, se não for executada com precisão, pode ter um efeito prejudicial aos negócios. Isso coloca CFOs, Finance Managers e Controllers em uma situação difícil, pois eles compreendem a importância da função de contas a pagar, mas também sabem que isso não terá um impacto direto nos lucros.

Empresas de médio porte geralmente não têm o luxo de empregar uma equipe robusta de especialistas em segurança, nem têm recursos para realizar auditorias extensivas e eliminar riscos, sobretudo nesta área. Para obter as ferramentas e habilidades de segurança de que precisam, muitas empresas de pequeno a médio porte contam com os serviços de terceirização de especialistas em AP maiores e mais sofisticados. Em muitos casos, a terceirização é a maneira mais fácil de eliminar faturas, cheques e recibos em papel. O processamento de papel tem sido uma das fontes mais importantes de problemas para profissionais de contas a pagar, especialmente em termos de fraude.

Então, como os controllers realmente devem investir recursos no processo de contas a pagar? Que medidas podem ser tomadas para tornar o processo mais eficiente?

Terceirização pode ser uma opção

Obviamente, uma empresa não pode simplesmente se livrar de seu departamento de contas a pagar. Ao terceirizar a função de contas a pagar (AP), uma empresa pode liberar recursos, permitindo que se concentrem em atividades pertinentes ao seu negócio e mais estratégicas.

Existem muitos problemas de contas a pagar que surgem na maioria das empresas, como acompanhar o fluxo de títulos a pagar e pagamentos em atraso. No entanto, muitos deles podem ser resolvidos por meio de automação e terceirização.

Imagine terceirizar seu processo de AP para um especialista. A equipe que estava anteriormente envolvida com trabalhos repetitivos e tediosos agora pode ser aplicada a atividades financeiras estratégicas ou geradoras de receita.

Muitos funcionários de AP possuem um conhecimento profundo do negócio e podem ser treinados para assumir maiores responsabilidades. Você também tem a opção de limitar o número de funcionários dedicados aos processos de AP, o que, por sua vez, reduziria as despesas gerais. Os custos associados ao treinamento e desenvolvimento da equipe de contas a pagar também seriam reduzidos, já que os especialistas agora seriam responsáveis por isso.

Erros são minimizados

Empresas que usam sistemas e ferramentas desatualizados, como planilhas do Excel para registrar contas a pagar, provavelmente já apresentam erros em seus processos. Qualquer tarefa que exija entrada manual de dados provavelmente aumentará a chance de erros de cálculo. Além disso, o custo de supervisão e correção de erros cometidos pelo departamento de contas a pagar seria drasticamente reduzido com a implementação de um sistema automatizado. Os melhores provedores de terceirização agora podem implementar software sofisticado ou sistemas automatizados capazes de reconhecer e extrair informações diretamente de faturas com o mínimo de envolvimento humano.

A experiência de um provedor de serviços experiente

Ao se utilizar de um provedor de serviços maduro, uma empresa pode utilizar experiência do provedor para redesenhar e simplificar seus processos atuais, identificando pontos de melhorias entre o estado atual e o desejado e, em seguida, desenhar o plano mais aderente para executar melhorias. Um provedor experiente aumentará a eficiência do processo do seu AP, detectando falhas no processo atual. Uma boa empresa de terceirização de finanças e contabilidade oferecerá benefícios valiosos que aumentam exponencialmente na forma do efeito da curva de aprendizado.

Maior segurança

À medida que negócios e cadeias de suprimentos se estendem cada vez mais pelo mundo, os pagamentos a fornecedores e outros prestadores de serviços estão se tornando cada vez mais complicados. Mesmo pequenas empresas precisam contar com fornecedores com diversas formas de pagamento para entregar seus produtos e serviços aos clientes. Porém, sem as ferramentas adequadas de eficiência e relatórios gerenciais, o risco de fraude nos pagamentos e a não conformidade do fornecedor aumentam à medida que os negócios crescem.

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Juliana Salazar é diretora financeira da HLB Brasil